1.1 ALCANCE
La política para el tratamiento de datos personales presentada a continuación, se aplicara a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y sean objeto de tratamiento por La Opinión S.A., considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.
1.2 IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Opinión S.A. con domicilio en la Av. 4 Nro. 16 – 12 La Playa – Cúcuta – Colombia, identificado con el número de identificación tributaria NIT 890.502.801-7.
Línea telefónica: +57 (7) 5829999
Correo electrónico: pqr-laopinion@laopinion.com.co
1.3 DEFINICIONES
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
1.4 AUTORIZACIÓN.
La recolección, almacenamiento, uso, trasferencia y supresión de datos personales por parte de La Opinión S.A. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. La Opinión S.A. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
Para obtener la autorización es necesario informarle al titular lo siguiente:
- El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad.
- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
- Los derechos que le asisten como titular previstos en la regulación existente.
- La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de La Opinión S.A.
Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:
- El Titular quien deberá acreditar su identidad.
- Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. La autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.
Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:
- La autorización debe ser explícita.
- Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
- Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:
- La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los niños, niñas y adolescentes.
- Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los niños, niñas y adolescentes.
- El tratamiento debe respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
La autorización se hará constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por La Opinión S.A. y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.
No será necesaria la autorización para el tratamiento del titular de los datos personales en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencias médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
1.5 AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales a más tardar al momento de recolección de los datos personales. A través de este documento se da a conocer al Titular la información relativa a la existencia de la política de tratamiento de información personal que le será aplicable, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
1.6 TITULARES DE LA INFORMACIÓN
En La Opinión S.A., se trata información de las personas que se enuncian a continuación.
- CLIENTES EXTERNOS.
- EMPLEADOS.
- PROVEEDORES.
1.7 TRATAMIENTO Y FINALIDADES
CLIENTES EXTERNOS.
El tratamiento que realizara La Opinión S.A. será el de recolectar, almacenar, procesar, usar, trasferir y suprimir los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenadas por la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:
- Lograr una eficiente comunicación en relación con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos y contenidos.
- Proveer nuestros productos y servicios.
- Desarrollar actividades de mercadeo.
- Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con el o lo(s) adquirido(s).
- Evaluar la calidad de productos o servicios.
- Dar cumplimiento a obligaciones contraídas por el titular.
- Realizar encuestas de carácter informativo.
- Trasferir información a otras empresas con las que se tienen relación comercial y cumplen con los requisitos para el tratamiento de la información.
- Dar respuesta a peticiones, quejas y reclamos.
- Dar respuesta a organismos de control.
Los datos personales no estarán al alcance ni se podrá acceder a ellos por personas ajenas. La Opinión S.A., se compromete a proteger su privacidad durante el procesamiento de sus datos personales, se obliga a hacer uso correcto de ellos en conformidad con la ley, la buena fe y el orden público. Dichos datos serán tratados solamente por el período de tiempo que sea requerido para el cumplimiento de los fines mencionados.
EMPLEADOS
El tratamiento que realizara La Opinión S.A. será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y suprimir los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenadas por la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:
- Celebración de contrato de trabajo.
- Formar expedientes laborales.
- Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por La Opinión S.A., con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo y la legislación laboral.
- Informar las modificaciones que se presentan en desarrollo del contrato de trabajo al empleado titular de la información.
- Identificarlo como empleado de La Opinión S.A.
- Contactar a sus familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia.
- Evaluar la calidad de las competencias laborales del empleado titular de la información.
- Realizar estudios internos sobre los hábitos de los empleados para programas de bienestar y clima organizacional.
- Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en el vínculo laboral.
- Enviar información sobre su relación laboral o de servicios. Incluyendo políticas y reglamentos aplicables.
- Programas de prevención de accidentes, nutrición, ayuda psicológica, exámenes médicos.
- Establecer e implementar capacitaciones y desarrollo profesional de los empleados de La Opinión S.A.
- Dar referencias laborales conforme lo permitan las leyes aplicables.
- Realizar todas las actividades necesarias para la administración y gestión de su puesto de trabajo y demás prestaciones laborales.
- Almacenar, manejar y tratar archivos multimedia de las cámaras de seguridad de la empresa como medida de seguridad para vigilar bienes, instalaciones y personas.
- Dar respuesta a peticiones, quejas y reclamos.
- Dar respuesta a organismos de control.
Se le informa que para dar cumplimiento a las finalidades previstas en el presente aviso, en su calidad de empleado, también serán recolectados datos personales sensibles, como aquellos que se refieren a su estado de salud que resulten de las pruebas médicas que se le apliquen, o bien, que usted nos proporcione, los cuales serán tratados bajo estricta confidencialidad.
Los datos personales no estarán al alcance ni se podrá acceder a ellos por personas ajenas. La Opinión S.A., se compromete a proteger su privacidad durante el procesamiento de sus datos personales, se obliga a hacer uso correcto de ellos en conformidad con la ley, la buena fe y el orden público. Dichos datos serán tratados solamente por el período de tiempo que sea requerido para el cumplimiento de los fines mencionados.
PROVEEDORES
El tratamiento que realizara La Opinión S.A. será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y suprimir los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenadas por la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:
- Realizar su registro como proveedor.
- Preparar pedidos, solicitudes de servicios, evaluaciones de carácter comercial, cotizaciones y cualquier actividad pre-contractual.
- Llevar a cabo los procesos de compra o pago derivados de su relación de proveedor de La Opinión S.A.
- Dar respuesta a peticiones, quejas y reclamos.
- Dar respuesta a organismos de control.
Los datos personales no estarán al alcance ni se podrá acceder a ellos por personas ajenas. La Opinión S.A., se compromete a proteger su privacidad durante el procesamiento de sus datos personales, se obliga a hacer uso correcto de ellos en conformidad con la ley, la buena fe y el orden público. Dichos datos serán tratados solamente por el período de tiempo que sea requerido para el cumplimiento de los fines mencionados.
1.8 DATOS SENSIBLES
La ley 1581 de 2012 prevé una categoría de datos denominada “datos sensibles” que deben ser objeto de tratamiento especial. Cuando el tratamiento de los datos sensibles sea posible conforme a lo establecido en la ley, se deberá informar al titular de forma explícita y previa cuales son los datos que se consideran sensibles y la finalidad del tratamiento y obtener su consentimiento expreso (informándole que no está obligado a autorizar su tratamiento).
Estos datos solo pueden ser objeto de tratamiento, en los siguientes casos:
- Cuando el titular haya dado su autorización expresa a dicho tratamiento.
- Cuando el tratamiento se requiere para proteger la vida del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
- El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
1.9 CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN.
Nuestra organización cuenta con un circuito cerrado de televisión con monitoreo de 24 horas como medida de seguridad, donde las personas serán grabadas por la cámara de seguridad.
El circuito cerrado de televisión de La Opinión S.A. cuenta con diversos puntos de video vigilancia ubicados en el interior y exterior de las instalaciones a excepción de aquella área en donde prime la intimidad de la persona. Mediante señalización informativa se da a conocer a nuestros empleados, clientes y visitantes que están siendo monitoreados y grabados, El sistema es utilizado para vigilar los bienes, instalaciones y personas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las leyes vigentes.
1.10 DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Opinión S.A. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente por escrito la prohibición o no autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Opinión S.A. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 del 2012.
- Ser informado por La Opinión S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a los dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Revocar la autorización conferida para el tratamiento de sus datos personales, salvo en aquellos casos que por disposición legal o contractual el dato deba permanecer en nuestras bases de datos.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición La Opinión S.A
- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
1.11 ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES
El área de servicio al cliente es la dependencia asignada por La Opinión S.A. como la responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
Para el efecto, todos los empleados que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes dependencias de La Opinión S.A., están obligados a dar traslado a el área de servicio al cliente de todas las respuestas de las peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de los titulares de datos personales en los tiempos establecidos por la ley.
1.12 PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales que estén siendo tratados por La Opinión S.A., podrá ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información y revocar la autorización. Para tal efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la ley de protección de datos.
a. Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos:
La Opinión S.A. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de las mismas:
- Comunicación escrita dirigida a La Opinión S.A., a el área de servicio al cliente, Av. 4 Nro. 16 – 12 La Playa en la ciudad de Cúcuta.
- Solicitud vía correo electrónico: pqr-laopinion@laopinion.com.co
b. Atención y respuesta a peticiones y consultas:
El titular o apoderado, podrán solicitar a La Opinión S.A.
- Información sobre los datos personales del titular que son objeto de tratamiento.
- Información respecto del uso que se le ha dado por La Opinión S.A. a los datos personales.
En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:
- Fecha de recibo de la consulta
- Identidad del solicitante
Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos. Las peticiones o consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c. Atención y respuesta a quejas y reclamos:
El titular o sus apoderados podrán solicitar a La Opinión S.A., a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales ya indicados:
- La corrección, actualización o supresión de la información.
- Revocar la autorización del tratamiento de la información.
- Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la ley de protección de datos personales.
La solicitud deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante. Si la queja o el reclamo se presentan incompletos, La Opinión S.A. deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Trascurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
En caso que la dependencia que reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverla, deberá dar traslado a quien corresponda, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de lo ocurrido al interesado.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la base de datos, en el aparte correspondiente, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea resuelto.
El termino máximo para tender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
1.13 VIGENCIA
Esta política de tratamiento de los datos personales rige desde el 1 de noviembre de 2016 y será aplicada por La Opinión S.A. , en cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten.
1.14 ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA
La Opinión S.A. , se reserva el derecho de modificar la “Política para el tratamiento de datos personales” a fin de cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten. En los casos que esto ocurra, se anunciará y publicara, la nueva “Política para el tratamiento de datos personales” a través de los diferentes canales de comunicación, para que los titulares conozcan la política y los cambios que se produzcan en ella.